Sichere Kommunikation im Gesundheitswesen – ohne Systemwechsel.

Erfüllen Sie aktuelle Sicherheitsanforderungen, schützen Sie sensible Daten und digitalisieren Sie Ihre Prozesse – mit einer Lösung, die sich nahtlos in Ihre bestehende IT integriert.

Ihre Vorteile auf einen Blick:

  • DSGVO-konforme und verschlüsselte Kommunikation

  • Integration in bestehende Systeme (SAP, HIS, HR)

  • Vollständig auditierbar & revisionssicher

Technologie der Schweizerischen Post | Im Einsatz bei führenden Organisationen |
100% nachvollziehbare Zustellung

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Kommunikation als Sicherheitsrisiko und Kostenfaktor

Kommunikation im Gesundheitswesen läuft heute oft noch über klassische E-Mail, Brief oder Fax

*und die Telematikinfrastruktur kann nicht alles lösen

Sicherheitsrisiken

Klassische Kommunikationswege erfüllen die heutigen Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit nur unzureichend.

  • Inhalte von E-Mails sind häufig nicht durchgängig geschützt

  • Sensible Daten können abgefangen, mitgelesen oder manipuliert werden

  • Fehlende Nachvollziehbarkeit erschwert Audits und Compliance

Gerade im Gesundheitswesen, wo täglich mit hochsensiblen Daten gearbeitet wird, entsteht so ein erhebliches Risiko für Organisationen, Mitarbeitende und Patienten.

Kostenfaktoren

Traditionelle Prozesse verursachen auch unnötige Kosten und Ineffizienz.

  • Hohe Aufwände für Druck, Kuvertierung und Versand

  • Zeitintensive manuelle Prozesse in HR, Verwaltung und Abrechnung

  • Verzögerungen in der Zustellung und Weiterverarbeitung

Was auf den ersten Blick „bewährt“ wirkt, ist in Wirklichkeit teuer, langsam und nicht skalierbar.

IncaMail - die sichere E-Mail-Kommunikation für Ihr Gesundheitsunternehmen

IncaMail ist ein E-Mail-Dienst, der den Versand vertraulicher Informationen verschlüsselt und nachvollziehbar macht.

Inhalte werden geschützt übertragen und können nur vom vorgesehenen Empfänger geöffnet werden, ohne dass zusätzliche Software erforderlich ist.

IncaMail ist der E-Mail-Verschlüsselungsservice der Schweizerischen Post und damit in höchstem Maße vertrauenswürdig und anerkannt.

IncaMail ist schnell implementiert, einfach in der Anwendung und entspricht dabei allen datenschutzrechtlichen Standards.

Der portal eins IncaMail-Connector verbindet den E-Mail-Verschlüsselungsdienst IncaMail mit Digital Health Lösungen in Gesundheitseinrichtungen.
Somit können Nachrichten mit nur einem Klick aus der gewohnten Umgebung versendet werden, aus der Software Ihrer Einrichtung genauso wie aus dem Mail Client.

So funktioniert sichere Kommunikation mit IncaMail

Versand aus bestehenden Systemen
Versenden Sie vertrauliche Inhalte direkt aus vorhandenen Systemen wie Ihrem HR-System, KIS, Patientenportal oder aus Ihrem E-Mail-Client.

IncaMail ist so einfach wie E-Mail, aber sicher

Automatische Verschlüsselung
Alle Inhalte werden im Hintergrund verschlüsselt – ohne zusätzlichen Aufwand für Ihre Mitarbeitenden.

Sichere Zustellung & Nachweis
Empfänger greifen einfach zu ohne jegliche Softwareinstallation – jede Zustellung ist vollständig dokumentiert und nachvollziehbar.

Der einfachste Einstieg: Digitale Lohnabrechnung.

Starten Sie mit einem klaren, messbaren Anwendungsfall:

  • Versand von Gehaltsabrechnungen per E-Mail

  • Vollständig DSGVO-konform

  • Reduzierung von Druck-, Versand- und Prozesskosten

  • Automatisierte Abläufe statt manueller Arbeit

Ihr Vorteil:

  • Schneller Return on Investment

  • Minimaler Implementierungsaufwand

  • Sofort spürbare Entlastung Ihrer Organisation

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Warum sich sichere Kommunikation sofort rechnet

IncaMail ist so einfach wie E-Mail, aber sicher

Kosten reduzieren

Weniger Druck, Versand und manuelle Prozesse

Risiken minimieren

Vermeidung von Datenschutzverstößen und Bußgeldern als Teil Ihres Risikomanagements

Produktivität steigern

Automatisierte Abläufe und schnellere Zustellung

Abrechnung und Verwaltung

Kommunikation mit Patient:innen zu Rechnungen, Kostenvoranschlägen oder Zahlungsfragen. Enthält personenbezogene und medizinische Daten und erfolgt oft noch per Brief oder ungesicherter E-Mail.

Anwendungsfälle für sichere E-Mail (Beispiele)

Internationale Patient:innen

Austausch sensibler Patienten- oder Organisationsdaten mit internationalen Partnern. Erfolgt oft per E-Mail oder Fax, da standardisierte Infrastrukturen hier nicht greifen.

Recht & Compliance

Austausch personenbezogener Daten mit Anwälten, Gerichten oder Versicherungen. Erfordert sichere, nachvollziehbare Kommunikation, wird jedoch häufig noch über Brief oder Fax abgewickelt.

Pflege und Nachsorge

Austausch sensibler Informationen im Entlassmanagement mit Pflegeeinrichtungen, ambulanten Diensten oder Angehörigen. Heute häufig per Fax oder Telefon organisiert, oft ohne durchgängige Datensicherheit.

Kommunikation mit Patient:innen

Versand von Befunden, Aufklärungen oder individuellen Informationen an Patient:innen und Angehörige - z.B. PROMs/PREMs. Erfolgt oft außerhalb strukturierter Systeme und stellt hohe Anforderungen an Datenschutz und einfache Zugänglichkeit.

Personal-Prozesse

Versand sensibler Mitarbeitendaten wie Gehaltsabrechnungen, Verträge oder Bewerbungsunterlagen. Häufig noch papierbasiert oder unverschlüsselt per E-Mail – mit hohen Anforderungen an Datenschutz und Nachvollziehbarkeit.

Live in 30 Tagen.

Mit unserem strukturierten Pilotprogramm bringen wir sichere Kommunikation schnell in Ihre Organisation

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Häufig gestellte Fragen und Antworten

  • Nein. Empfänger können Nachrichten ohne zusätzliche Software öffnen. Der Zugriff erfolgt einfach über einen sicheren Link im Browser.

  • IncaMail lässt sich in bestehende E-Mail-Clients sowie in gängige ERP-Systeme, HR- oder Krankenhausinformationssysteme integrieren.

  • Nein. IncaMail ergänzt bestehende Infrastrukturen wie die Telematikinfrastruktur, indem es Kommunikationssituationen außerhalb standardisierter Prozesse und geschlossener Systeme abdeckt.

  • Der TI-Messenger (TI-M ePA) wird schrittweise erweitert und soll perspektivisch auch die Kommunikation zwischen Versicherten und Leistungserbringern ermöglichen, insbesondere im Umfeld der elektronischen Patientenakte (ePA).

    Voraussetzung ist jedoch, dass alle Beteiligten an die Telematikinfrastruktur angebunden sind und entsprechende Anwendungen nutzen.

    In der Praxis bleiben viele Kommunikationssituationen außerhalb dieser strukturierten Umgebung bestehen.

  • Patientenportale sind ein wichtiger Bestandteil moderner Versorgung und eignen sich besonders für strukturierte Prozesse innerhalb eines Krankenhauses oder Verbunds.

    Ihre Nutzung setzt jedoch voraus, dass Patientinnen und Patienten aktiv registriert sind und das jeweilige Portal verwenden. Zudem sind Portale in der Regel auf die eigene Organisation begrenzt und nicht systemübergreifend ausgelegt.

    Viele Kommunikationssituationen – insbesondere mit externen oder einmaligen Kontakten – lassen sich daher nicht vollständig über Patientenportale abbilden.

  • Im Versorgungsalltag entstehen zahlreiche Kommunikationssituationen außerhalb standardisierter Infrastrukturen und geschlossener Systeme.

    Eine sichere E-Mail-Lösung ermöglicht es, vertrauliche Informationen flexibel, systemübergreifend und ohne Zugangshürden zu versenden – auch dann, wenn Empfänger nicht an spezifische Plattformen angebunden sind oder diese nicht aktiv nutzen.

  • In vielen Anwendungsfällen ja. Insbesondere dort, wo heute noch unsichere oder manuelle Kommunikationswege genutzt werden, kann IncaMail eine digitale und sichere Alternative bieten.

  • IncaMail unterstützt die Einhaltung der DSGVO, indem Inhalte verschlüsselt übertragen werden und nur berechtigte Empfänger Zugriff auf die Informationen erhalten.

  • Der Zugriff erfolgt über gesicherte Verfahren, bei denen nur der vorgesehene Empfänger die Nachricht öffnen kann. Unbefugte Dritte haben keinen Zugriff auf die Inhalte.